Ein Kunde kam mit dem folgenden Problem zu uns:

Die Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen war aufwendig, dezentral und intransparent. Besonders problematisch: Mitarbeitende konnten ihre aktuellen Schichten nicht einfach auf dem Handy einsehen – geschweige denn selbstständig verwalten oder Zeiten erfassen.

Die zentrale Frage lautete:

Wie lässt sich eine einheitliche Lösung zur Schichtplanung schaffen, die sowohl für die Geschäftsführung als auch für die Mitarbeitenden praktikabel ist und mobil funktioniert?

Unsere Lösung basiert auf einer bereits im Microsoft-365-Umfeld vorhandenen Anwendung: der Schichten-App in Microsoft Teams.

Diese ermöglicht es Unternehmen, Schichtpläne effizient und zentral zu organisieren – ohne zusätzliche Software, direkt in der vertrauten Umgebung von Microsoft Teams.

Folgende Funktionen wurden umgesetzt:

  • Zentrale Planung von Dienstplänen für eine oder mehrere Gruppen/Abteilungen.
  • Flexible Schichtzuweisung: Schichten können Mitarbeitenden direkt zugewiesen oder als offene Schichten ohne Zuordnung erstellt werden.
  • Mobiler Zugriff: Mitarbeitende können ihren persönlichen Dienstplan über die Schichten-App auf dem Smartphone jederzeit einsehen – direkt in MS Teams.
  • Schichttausch & Eigenanmeldung: Bereits zugewiesene Schichten können mit Kolleg:innen getauscht werden. Für offene Schichten ist eine eigenständige Anmeldung möglich.
  • Digitale Stechuhr: Mitarbeitende erfassen ihre Dienstzeiten selbstständig. Auch Pausen können eingegeben und Zeiten bei Bedarf nachträglich korrigiert werden.
  • Zentrale Auswertung der Arbeitszeiten: Die gebuchten Zeiten sind exportierbar (z. B. nach Excel). In der Auswertung ist ersichtlich, ob Zeiten im Nachhinein verändert wurden.
  • Ergänzende Informationen zu einzelnen Schichten: Aufgaben, Checklisten oder Hinweise lassen sich direkt an Schichten anhängen.
  • Optionaler Geo-Tag: Für bestimmte Gruppen kann ein Standort (z. B. Firmenadresse) hinterlegt werden. Die Auswertung zeigt dann an, ob sich Mitarbeitende beim Buchen der Schicht am vorgesehenen Ort befanden – ohne den exakten Standort aufzuzeichnen.

Mit dieser Lösung konnte unser Kunde seine Dienstplanung vollständig digitalisieren – und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Selbstständigkeit und Transparenz bieten.

Die Nutzung bestehender Microsoft-365-Komponenten ermöglichte eine rasche Umsetzung ohne zusätzliche Lizenzkosten oder lange Einschulungsphasen.

Stehen Sie auch vor der Frage, wie sich Arbeitsprozesse mit Microsoft 365 effizienter gestalten lassen?

Dann sprechen Sie gerne mit uns.

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