Genau vor dieser Situation stand Hilgers Gebäudereinigung, ein langjähriger Kunde der bds-Softwarelösung crafty. Statt erneut in eigene Server-Infrastruktur zu investieren, entschied sich das Unternehmen für den Umstieg auf cloudDESKTOP.

Die Anforderung war dabei alles andere als trivial: Der Wechsel sollte im Arbeitsalltag möglichst unbemerkt bleiben, sämtliche bestehenden Strukturen mitnehmen und gleichzeitig eine der komplexesten Aufgaben lösen, die bei solchen Migrationen anfällt – die revisionssichere Zusammenführung von E-Mail-Konten und Archivbeständen aus mehreren, getrennten Quellen.

Wie dieser Spagat zwischen Kontinuität und technischer Erneuerung gelungen ist, zeigt die Erfolgsstory von Hilgers Gebäudereinigung. Sie beschreibt, wie aus einer in die Jahre gekommenen Server-Landschaft eine performante, flexible Cloud-Arbeitsumgebung wurde – umgesetzt über Nacht, ohne spürbare Unterbrechung des Betriebs.

 

Hintergrund

Hilgers Gebäudereinigung setzt seit 15 Jahren die Branchensoftware crafty von bds ein. Die IT-Umgebung war bereits virtualisiert, Homeoffice-Zugänge und Backups existierten. Trotzdem stieß die Infrastruktur an eine harte Grenze: Das vorhandene System war von den Ressourcen her schon sehr ausgelastet und daher langsam. Hinzu kamen eigene Hardware, ein eigener Administrator und laufender Wartungsaufwand für eine IT, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens zählt.

Statt erneut in eigene Server-Hardware zu investieren, entschied sich Hilgers, die Arbeitsumgebung auf cloudDESKTOP von bds umzustellen.

 

Anforderungen

Zentrale Vorgabe war, dass sich am Arbeitsalltag der Mitarbeitenden möglichst wenig ändert. Im Einzelnen ging es um:

  • Ablösung der bestehenden Server-Infrastruktur
  • Übernahme der bisherigen Arbeitsumgebung in cloudDESKTOP
  • unveränderte Nutzererfahrung für die Belegschaft
  • Migration bestehender E-Mail-Konten und -Adressen
  • revisionssichere Behandlung der Invoice-Adressen
  • Reduzierung des internen IT-Aufwands

Größte Hürde war die E-Mail-Migration: Die Archivierung verteilte sich auf zwei Bestände – einen lokal auf dem alten Server, einen weiteren auf einem externen System. Beide mussten zusammengeführt werden, ohne die gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung zu verletzen.

 

Umsetzung mit bds

Im Projekt ging es weniger um die technische Bereitstellung von cloudDESKTOP als solche, sondern darum, bestehende Arbeitsabläufe unverändert in die neue Umgebung zu überführen. Der größte Aufwand entstand bei der Migration der E-Mail-Konten, -Adressen und Archivbestände: Die Invoice-Adressen mussten revisionssicher bleiben, während zwei unterschiedliche Archivstände konsolidiert wurden.

Der Systemwechsel selbst erfolgte über Nacht: Am Abend wurde das alte System abgeschaltet, am nächsten Morgen stand die neue Umgebung zur Verfügung.

Verändert hat sich auch die Zugriffsstruktur für mobiles Arbeiten. Bisher nutzte Hilgers ein IGEL-basiertes System mit Thin Clients beziehungsweise USB-Sticks, über die sich Mitarbeitende per VPN verbanden. In der neuen Umgebung arbeiten die Mitarbeitenden über herkömmliche Endgeräte mit RDP-Verbindung zum Server sowie über mobile Geräte wie MacBooks – eine Struktur mit weniger Komponenten und geringerem Verwaltungsaufwand.

 

Ergebnis

  • Spürbar bessere Performance – Das neue System ist deutlich schneller, Herr Hilgers beschreibt den Unterschied „wie zwischen Tag und Nacht“
  • Weniger interner IT-Aufwand – Durch den Wegfall der eigenen Server-Administration kann sich das Unternehmen stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren.
  • Mehr Flexibilität beim Arbeiten – Mitarbeitende arbeiten über RDP-Verbindungen und mobile Geräte; die bisherige USB-/Thin-Client-Struktur entfällt.
  • Sichere E-Mail- und Archivmigration – E-Mail-Konten, -Adressen und zwei getrennte Archivbestände wurden zusammengeführt, die revisionssichere Behandlung der Invoice-Adressen blieb erhalten.
  • Zukunftsfähigere IT-Basis – Die bisherige Server-Infrastruktur, die Windows 11 nicht mehr abbilden konnte, wurde durch cloudDESKTOP ersetzt und damit auf eine tragfähigere Plattform überführt.

 

Das sagt der Kunde

„Uns war wichtig, dass die neue Umgebung im Alltag genauso funktioniert wie vorher. bds hat unsere Anforderungen aufgenommen, auch schwierige Punkte wie die E-Mail-Archivierung gelöst und die Erwartungen mehr als erfüllt. Die Umsetzung mit bds würden wir jederzeit wieder genauso machen.“

— Michael Hilgers, Hilgers Gebäudereinigung

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