Viele Unternehmen verlassen sich heute auf Microsoft 365 als zentrale Plattform für E-Mail, Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement. Die Lizenz ist bezahlt, die Tools sind installiert – also alles in Ordnung? Nicht ganz.

In der Praxis zeigt sich häufig ein anderes Bild: Microsoft 365 wird zwar eingesetzt, doch wichtige Funktionen bleiben ungenutzt, Sicherheitslücken übersehen und Potenziale verschenkt. Die Gründe dafür sind vielfältig, doch die Folgen können gravierend sein.

Teillösungen statt integriertem Nutzungskonzept

Microsoft 365 bietet eine breite Palette an Funktionen: Vom einfachen E-Mail-Verkehr über Cloud-Speicher bis hin zu Sicherheits- und Compliance-Werkzeugen. Doch in vielen Unternehmen fehlt ein durchdachtes Nutzungskonzept.

Besonders auffällig: Die tatsächliche Nutzung beschränkt sich oft auf Outlook, OneDrive und die grundlegenden Funktionen von Teams. Die restlichen Features bleiben ungenutzt, obwohl sie bezahlt werden.

Sicherheitsrisiken durch Fehlkonfiguration

Diese unzureichende Nutzung ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sie stellt auch ein Sicherheitsproblem dar. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt häufig die Zeit oder das Know-how, um Microsoft 365 sauber zu konfigurieren. Dabei sind es oft kleine Nachlässigkeiten, die große Folgen haben können:

  • Unvollständig aktivierte Sicherheitsfeatures führen zu Angriffsflächen.
  • Fehlende Transparenz in der Rechtevergabe öffnet Tür und Tor für Datenverlust oder Datenmissbrauch.
  • Nicht genutzte Compliance-Funktionen können zu Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben führen.

Hinzu kommt: Interne IT-Abteilungen sind oft überlastet, mit Tagesgeschäft und Support beschäftigt und strategische Themen wie Plattform-Optimierung bleiben liegen.

Die Kostenfalle: Bezahlt, aber nicht aktiviert

Unternehmen investieren in Microsoft 365 Lizenzen und lassen dabei durch ungenutzte Potentiale Mehrwert liegen. Dabei ließen sich mit gezielten Maßnahmen sowohl die IT-Sicherheit als auch die Produktivität deutlich steigern.

Fazit: Es braucht mehr als nur die Lizenz

Die Einführung von Microsoft 365 ist kein Selbstläufer. Ohne klare Strategie, durchdachte Konfiguration und regelmäßige Überprüfung entstehen unnötige Risiken und Investitionen verpuffen wirkungslos.

Ein Audit kann hier wertvolle Erkenntnisse liefern: Wo bestehen Sicherheitslücken? Welche Funktionen werden nicht genutzt? Und wo lassen sich mit überschaubarem Aufwand deutliche Verbesserungen erzielen?

Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Microsoft 365-Umgebung tatsächlich genutzt wird, ob Sicherheitsrisiken bestehen und welche Funktionen Sie bereits mitbezahlen, aber nicht einsetzen, lohnt sich ein unabhängiges Audit.

Unsere Expert:innen stehen Ihnen hierfür gerne zur Verfügung.

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