Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) nutzen Outlook (oder andere E-Mail-Programme) als Dokumentenablage – einfach, weil es bequem ist.
Man findet es ja irgendwie wieder. Bis man es mal wirklich braucht.

Dann beginnt die Suche:

  • Wer hat das letzte Angebot an den Kunden geschickt?
  • Wo ist die aktuelle Version des Vertrags?
  • Warum gibt’s fünf Versionen desselben Excel-Files?

So wird das E-Mail-Postfach zur Schatten-IT – und zur Zeitfalle.

Die Risiken, wenn E-Mails zur Ablage werden

Was auf den ersten Blick praktisch scheint, hat in der Praxis massive Nachteile:

  • Keine zentrale Dateiablage: alle arbeiten mit unterschiedlichen Versionen.
  • Verlust von Wissen: wenn Mitarbeiter:innen gehen, gehen Daten mit.
  • Keine Zugriffssteuerung: wer darf was sehen? Kaum kontrollierbar.
  • Keine Versionierung: wer hat wann was geändert? Nicht nachvollziehbar.
  • Schlechte Zusammenarbeit: Files werden hin- und hergeschickt, statt gemeinsam bearbeitet.

Kurz gesagt: E-Mails sind Kommunikation, nicht Dokumentenmanagement.

✅ Die bessere Lösung: SharePoint

Microsoft SharePoint – Bestandteil von Microsoft 365 – bietet genau das, was Unternehmen für strukturiertes Arbeiten brauchen:

  • Zentrale Dateiablage: ein Ort für alle Dokumente, geordnet nach Abteilungen oder Projekten.
  • Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit: mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig ein Word- oder Excel-Dokument.
  • Versionierung und Nachvollziehbarkeit: jede Änderung wird automatisch dokumentiert.
  • Zugriffsrechte definieren: wer darf lesen, wer darf bearbeiten?
  • Durchsuchbarkeit: mit wenigen Klicks die richtige Datei finden.
  • Integration in Microsoft Teams und Outlook: direkt heraus nutzbar.

Ein Beispiel aus dem Büroalltag

  • Ihr Vertrieb erstellt Angebote in Word.
  • Statt diese per E-Mail herumzuschicken, werden sie im SharePoint-Vertriebsteamordner gespeichert.
  • Der Außendienst greift über sein Tablet darauf zu.
  • Die Assistenz aktualisiert das Layout direkt im Dokument.
  • Alle wissen, wo die aktuellste Version liegt – immer.

Ergebnis:

  • Weniger Rückfragen.
  • Keine Version 1, 2, 3_final_neu.docx mehr.
  • Mehr Zeit für echte Arbeit.

Aber wie fängt man an?

„SharePoint klingt gut – aber wie kriegen wir unsere Ordnerstruktur dorthin?“
„Was passiert mit unseren bisherigen Daten?“

Gute Fragen. Und genau da kommen wir ins Spiel.

🤝 Wir helfen beim Umstieg

Wir von bds sind zertifizierter Microsoft-Partner mit über 25 Jahren Erfahrung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Wechsel von der E-Mail-Ablage zur modernen, digitalen Zusammenarbeit mit Microsoft 365 und SharePoint schaffen – ohne Datenverlust und ohne Chaos.

Egal ob Startup, Handelsunternehmen oder wachsendes Familienunternehmen – wir helfen Ihnen, Ordnung ins System zu bringen.

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Bildquelle: (c) Anna Quelhas – stock.adobe.com

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